10 ข้อควรรู้ ก่อนเช่าออฟฟิศ ไม่อ่านอาจเสียใจทีหลัง

การเช่าออฟฟิศครั้งแรกอาจดูเหมือนเรื่องง่าย แต่ในความเป็นจริงมีรายละเอียดมากมายที่ถ้าพลาดไป อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ในระยะยาว ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายที่บานปลาย สัญญาที่ผูกมัดเกินไป หรือทำเลที่ไม่เหมาะกับทีม บทความนี้รวบรวม 10 ข้อที่ควรรู้ก่อนเช่าออฟฟิศ พร้อมคำตอบชัดเจนว่าควรเลือกอะไร เพื่อให้คุณตัดสินใจได้อย่างมั่นใจและไม่ต้องเสียใจทีหลัง

1. เลือกประเภทออฟฟิศให้ตรงกับรูปแบบธุรกิจ

ออฟฟิศมีหลายแบบ แต่ถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้นหรือทีมยังไม่ใหญ่ คำตอบที่ดีที่สุดคือ Serviced Office เพราะเข้าใช้งานได้ทันที มีทุกอย่างพร้อม ไม่ต้องเสียเวลาและเงินตกแต่ง Co-Working Space เหมาะถ้าคุณยังไม่ต้องการความเป็นส่วนตัวและต้องการประหยัดสุด Traditional Office เหมาะเฉพาะองค์กรที่มีทีม IT และงบ Fit-out พร้อมแล้วเท่านั้น ส่วน Virtual Office ตอบโจทย์ถ้าต้องการที่อยู่จดทะเบียนบริษัทโดยยังไม่ต้องการพื้นที่จริง สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ที่อยากโฟกัสกับงานตั้งแต่วันแรก Serviced Office คือทางเลือกที่ฉลาดที่สุด

2. ทำเลต้องตอบโจทย์ทั้งทีมและลูกค้า

ทำเลที่ดีที่สุดคือทำเลที่ติด BTS หรือ MRT เดินไม่เกิน 5 นาที เพราะในกรุงเทพที่การจราจรติดขัดหนักนั้น พนักงานที่เดินทางสะดวกมีแนวโน้มอยู่นานกว่าและทำงานได้มีประสิทธิภาพกว่าอย่างเห็นได้ชัด ส่วนเรื่องภาพลักษณ์ ย่านสีลม สาทร และเพลินจิต ยังคงเป็นย่านที่ลูกค้าและคู่ค้าให้ความเชื่อถือสูงสุดในกรุงเทพ ถ้าเลือกได้ระหว่างสองทำเลที่ราคาใกล้เคียงกัน ให้เลือกทำเลที่ใกล้ BTS ไว้ก่อนเสมอ ไม่ผิดหวังแน่นอน

3. ระวังค่าใช้จ่ายแอบแฝง

ราคาค่าเช่าที่เห็นในโฆษณามักไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทั้งหมด และนี่คือกับดักที่ทำให้ธุรกิจสะดุดมากที่สุด คำถามแรกที่ต้องถามผู้ให้บริการทุกรายคือ “ราคานี้รวมทุกอย่างแล้วหรือยัง” ถ้าคำตอบคือ “ยัง” ให้ขอรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนตัดสินใจ ผู้ให้บริการที่ดีจะตอบได้ทันทีและชัดเจน ถ้าลังเลหรือตอบไม่ตรง นั่นคือสัญญาณเตือนที่ควรระวัง คำแนะนำคือเลือกแพ็กเกจแบบ All-Inclusive ที่รวมค่าไฟ อินเทอร์เน็ต ห้องประชุม และบริการพื้นฐานทุกอย่างไว้แล้ว วางแผนงบได้ง่ายกว่าและไม่มีค่าใช้จ่ายเกินคาดในเดือนถัดไป

4. เตรียมเงินก้อนแรกให้พร้อม

ก่อนเซ็นสัญญา ควรเตรียมเงินสดสำรองไว้อย่างน้อย 5 เดือนของค่าเช่า เพราะนอกจากมัดจำ 3 เดือนและค่าเช่าล่วงหน้า 1 เดือนแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายแรกเข้าอื่น ๆ ที่มักเกิดขึ้นเสมอ ถ้าเงินสำรองยังไม่พร้อม การเลือก Serviced Office ที่ไม่ต้องลงทุน Fit-out เองจะช่วยลดเงินก้อนแรกได้มาก และทำให้คุณไม่ต้องนำเงินทุนหมุนเวียนของธุรกิจมาเสี่ยงกับค่าตกแต่งที่อาจเกินงบ

5. อ่านสัญญาให้ครบทุกบรรทัด

สัญญาที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นคือสัญญา 1 ปี ไม่ใช่ 3 ปี เพราะให้ความยืดหยุ่นมากกว่าในกรณีที่ธุรกิจโตเร็วหรือต้องปรับแผน จุดที่ต้องเช็กให้ดีคือเงื่อนไขการแจ้งออก ถ้าต้องแจ้งล่วงหน้า 6 เดือน แปลว่าคุณต้องตัดสินใจย้ายออกทั้งที่ยังไม่มีที่ใหม่ ซึ่งสร้างความเครียดและความเสี่ยงโดยไม่จำเป็น เลือกสัญญาที่แจ้งล่วงหน้า 1 ถึง 2 เดือนก็เพียงพอแล้ว และควรระบุให้ชัดเจนว่าเมื่อออกแล้วต้องคืนพื้นที่ในสภาพไหน เพราะค่ารื้อถอนตอนออกนั้นแพงกว่าที่คิดมากเสมอ

6. ระบุผู้รับผิดชอบค่าซ่อมบำรุงให้ชัดเจน

ข้อนี้ต้องระบุเป็นลายลักษณ์อักษรในสัญญาเท่านั้น อย่าเชื่อคำพูดปาก เพราะระบบแอร์คอนดิชันเนอร์ในตึกเก่าอาจมีค่าซ่อมสูงถึงหลักหมื่นต่อครั้ง ถ้าสัญญาไม่ระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ ภาระจะตกอยู่กับผู้เช่าโดยอัตโนมัติ คำแนะนำคือเลือกอาคารหรือผู้ให้บริการที่รับผิดชอบค่าซ่อมบำรุงให้ทั้งหมด ซึ่ง Serviced Office ส่วนใหญ่ทำข้อนี้อยู่แล้ว และเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ Serviced Office คุ้มค่ากว่าที่คิดเมื่อเทียบกับออฟฟิศเปล่า

7. ประเมินขนาดพื้นที่ให้เหมาะสมและเผื่อการขยาย

สูตรง่ายที่สุดคือ 8 ถึง 10 ตารางเมตรต่อคน และควรเผื่อไว้สำหรับทีมที่คาดว่าจะเพิ่มขึ้นใน 12 เดือนข้างหน้าด้วย ถ้าตอนนี้มี 5 คนแต่คาดว่าจะเป็น 8 คนภายในปีนี้ ให้เช่าพื้นที่สำหรับ 8 คนตั้งแต่ต้น เพราะการย้ายออกก่อนหมดสัญญามีค่าใช้จ่ายและความยุ่งยากมากกว่าการจ่ายค่าเช่าพื้นที่ส่วนเกินอีก 2 โต๊ะเสมอ

8. ตรวจสอบระบบความปลอดภัยและสิ่งอำนวยความสะดวกด้วยตัวเอง

อย่าเชื่อแค่รูปในเว็บไซต์ ให้นัดชมสถานที่จริงและตรวจสอบด้วยตาตัวเองทุกครั้ง สิ่งที่ต้องเห็นจริงก่อนตัดสินใจได้แก่ความสะอาดของพื้นที่ส่วนกลาง ความพร้อมของห้องประชุม ความเร็วอินเทอร์เน็ต และทัศนคติของทีมงาน Onsite เมื่อคุณเข้าไปถาม ถ้าพนักงานตอบช้าหรือดูไม่ใส่ใจตั้งแต่ตอนที่คุณยังเป็นลูกค้าที่กำลังจะเซ็นสัญญา ให้คิดดูว่าตอนที่มีปัญหาจริงเขาจะตอบสนองแบบไหน

9. คำนึงถึงภาพลักษณ์ที่ออฟฟิศสะท้อนออกมา

สำหรับธุรกิจที่ต้องพบลูกค้าบ่อย ภาพลักษณ์ของออฟฟิศมีผลต่อการปิดดีลโดยตรง ที่อยู่ย่านธุรกิจที่น่าเชื่อถือในอาคารที่ดูสะอาดและเป็นมืออาชีพนั้นส่งสัญญาณให้ลูกค้าเชื่อมั่นในตัวคุณก่อนที่การประชุมจะเริ่มด้วยซ้ำ ตรงกันข้าม ถ้าลูกค้าต้องขึ้นลิฟต์เก่า เดินผ่านทางเดินมืด หรือรอในห้องรับแขกที่ดูทรุดโทรม ความน่าเชื่อถือที่คุณสร้างมาด้วยการพรีเซนต์งานอาจหายไปในพริบตา ลงทุนกับออฟฟิศที่สะท้อนความเป็นมืออาชีพในระดับที่ลูกค้าของคุณคาดหวัง ไม่มากหรือน้อยกว่านั้น

10. เลือกผู้ให้บริการที่โปร่งใสและเข้าใจธุรกิจของคุณจริง ๆ

ผู้ให้บริการที่ดีจะตอบทุกคำถามได้ชัดเจนก่อนที่คุณจะต้องถาม ไม่ใช่รอให้คุณค้นพบค่าใช้จ่ายแอบแฝงเองในบิลเดือนที่สอง สัญญาณที่บอกว่าผู้ให้บริการรายนั้นไว้วางใจได้คือราคาที่โปร่งใสตั้งแต่ต้น มีลูกค้าเก่าที่ยืนยันได้ มีสัญญาให้อ่านก่อนเซ็น และทีมงานที่ตอบคำถามได้ทุกข้อโดยไม่ต้องไปถามกลับมาทีหลัง ถ้าผู้ให้บริการทำทุกข้อนี้ได้ คุณก็มั่นใจได้ว่าออฟฟิศที่ได้จะเป็นฐานที่แข็งแกร่งให้ธุรกิจเติบโตได้จริง

การเช่าออฟฟิศที่ดีไม่ใช่แค่การหาพื้นที่ราคาถูกที่สุด แต่คือการหาพื้นที่ที่คุ้มค่าที่สุดในระยะยาว สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่โดยเฉพาะ Startup และทีมขนาดเล็ก คำตอบที่ตรงไปตรงมาคือ Serviced Office ในทำเลที่ติด BTS แพ็กเกจ All-Inclusive ที่ไม่มีค่าแอบแฝง และผู้ให้บริการที่โปร่งใสและพร้อมดูแลคุณจริง ๆ ไม่ใช่แค่ตอนเซ็นสัญญา

หากคุณกำลังมองหาออฟฟิศในกรุงเทพย่านสีลม-สาทร Launchpad ตอบโจทย์ทุกข้อที่กล่าวมาได้ครบ ด้วย Serviced Office พร้อมใช้งานตั้งแต่วันแรก ทำเลติด BTS Saint Louis และ BTS Surasak เดินไม่ถึง 5 นาที แพ็กเกจ All-Inclusive ที่รวมทุกบริการจำเป็นไว้แล้ว ห้องประชุมระดับมืออาชีพ ที่จอดรถกว่า 300 คัน และทีมงาน Onsite ที่พร้อมดูแลคุณทุกวัน มี 2 สาขาที่ Sethiwan Tower และ Sethiwan Sathon
โทร (+66) 2 266 6222 หรือเยี่ยมชมได้ที่ launchpad.co.th