คู่มือ หาออฟฟิศ Co Working Space ต้องดูอะไรบ้าง

เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโตหรือกำลังมองหาสถานที่ทำงานใหม่ การเลือกออฟฟิศจึงไม่ใช่เพียงแค่หาพื้นที่สำหรับตั้งโต๊ะทำงานเท่านั้น แต่ยังเป็นการเลือกสภาพแวดล้อมที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน ภาพลักษณ์ของธุรกิจ รวมถึงความสะดวกของทีมงานในระยะยาว โดยเฉพาะในยุคที่ Co Working Space กลายเป็นอีกหนึ่งทางเลือกของบริษัทจำนวนมาก การพิจารณาปัจจัยสำคัญต่าง ๆ ให้รอบด้านก่อนตัดสินใจจึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม เพราะพื้นที่ทำงานที่ดีสามารถช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพนั่นเอง

ในวันนี้ Launchpad เราจึงมี 5 ข้อสำคัญที่อยากชวนให้คุณตั้งคำถาม ก่อนเลือก Co Working Space เพื่อทำงานกัน ดังต่อไปนี้

5 ข้อควรรู้ก่อนหาออฟฟิศ Co Working Space

1. ทำเลที่ตั้งของออฟฟิศ (Location)

ทำเลถือเป็นปัจจัยสำคัญที่สุดในการเลือกออฟฟิศ เพราะส่งผลต่อทั้งการเดินทางของทีมงาน การนัดพบลูกค้า รวมถึงภาพลักษณ์ของบริษัทในระยะยาว โดยหลักง่าย ๆ คือออฟฟิศควรอยู่ในทำเลที่เดินทางสะดวก ใกล้รถไฟฟ้า หรืออยู่ในย่านธุรกิจที่ลูกค้าเข้าถึงได้ง่าย หลายบริษัทมักใช้วิธีประเมินทำเลโดยตั้งคำถามง่าย ๆ ก่อนตัดสินใจ เช่น พนักงานส่วนใหญ่อาศัยอยู่แถวไหน ลูกค้าของบริษัทอยู่ในโซนใด และการเดินทางจากสถานีรถไฟฟ้ามาที่ออฟฟิศใช้เวลากี่นาที 

โดยหลักคิดในการเลือกตำแหน่งที่ตั้งออฟฟิศแม้จะเป็น Co Working Space ก็ตาม ที่นิยมใช้ในการประเมินคือค่าเฉลี่ยเวลาเดินทางของทีมงาน หากเวลาเดินทางเฉลี่ยเกิน 60 นาทีต่อวัน อาจทำให้เกิดความเหนื่อยล้าและกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานได้ ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณอยู่กระจายระหว่างอโศก พระราม 9 และลาดพร้าว การเลือก Co Working Space ที่อยู่ในโซนกลางเมืองและใกล้รถไฟฟ้า จะช่วยลดเวลาการเดินทางและทำให้ทีมทำงานได้สะดวกมากขึ้น

2. สิ่งอำนวยความสะดวกภายในออฟฟิศ (Amenities)

สิ่งอำนวยความสะดวกเป็นสิ่งที่ส่งผลต่อประสบการณ์การทำงานในแต่ละวันโดยตรง พื้นที่ทำงานที่ดีควรมีสิ่งพื้นฐานที่จำเป็น เช่น อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ห้องประชุม พื้นที่ส่วนกลาง เครื่องพิมพ์ รวมถึงการดูแลความสะอาดของสถานที่อย่างสม่ำเสมอ แต่ในปัจจุบัน Co Working Space หลายแห่งยังมีสิ่งอำนวยความสะดวกเพิ่มเติม เช่น โซนพักผ่อน มุมกาแฟ หรือพื้นที่สำหรับ networking ซึ่งช่วยให้บรรยากาศการทำงานดีขึ้นอย่างมาก ก่อนเลือกพื้นที่ทำงานจึงควรถามคำถามสำคัญ เช่น อินเทอร์เน็ตมีความเร็วเท่าไร ห้องประชุมสามารถจองได้กี่ชั่วโมงต่อเดือน มีพื้นที่สำหรับรับลูกค้าหรือไม่ และมีทีมงานดูแลสถานที่ตลอดเวลาหรือไม่ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ต้องมีการประชุมกับลูกค้าบ่อย การมีห้องประชุมที่ออกแบบอย่างมืออาชีพและมีระบบจองใช้งานที่สะดวก จะช่วยเพิ่มภาพลักษณ์ความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจได้อย่างมาก

3. ความยืดหยุ่นของพื้นที่ทำงาน (Flexibility)

หนึ่งในข้อได้เปรียบของ Co Working Space คือความยืดหยุ่นในการใช้งาน ซึ่งเหมาะอย่างมากกับธุรกิจที่กำลังเติบโตหรือมีการปรับขนาดทีมอยู่ตลอดเวลา พื้นที่ทำงานที่ดีควรสามารถเพิ่มหรือลดจำนวนโต๊ะทำงานได้ตามความต้องการ รวมถึงมีตัวเลือกพื้นที่หลากหลาย เช่น Hot Desk, Dedicated Desk หรือ Private Office ก่อนตัดสินใจจึงควรถามว่า หากทีมขยายจาก 5 คนเป็น 10 คนในอีก 6 เดือน สามารถขยายพื้นที่ได้หรือไม่ และสัญญาเช่ามีความยืดหยุ่นแค่ไหน หลายธุรกิจใช้วิธีประเมินพื้นที่ด้วยสูตรง่าย ๆ คือ พื้นที่ต่อพนักงานประมาณ 4 ถึง 6 ตารางเมตรต่อคน หากทีมมี 10 คน พื้นที่ที่เหมาะสมควรอยู่ประมาณ 40 ถึง 60 ตารางเมตร เพื่อให้มีพื้นที่ทำงานที่ไม่อึดอัดและรองรับการเติบโตในอนาคต

4. งบประมาณในการเช่าออฟฟิศ (Budget)

งบประมาณเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ต้องวางแผนอย่างรอบคอบ โดย Co Working Space มีข้อได้เปรียบคือมักรวมค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ไว้ในแพ็กเกจเดียว เช่น ค่าเฟอร์นิเจอร์ อินเทอร์เน็ต ค่าน้ำ ค่าไฟ และบริการพื้นฐาน ทำให้สามารถคำนวณค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น หนึ่งในสูตรสำเร็จที่ธุรกิจจำนวนมากใช้ในการประเมินคือค่าใช้จ่ายต่อพนักงานต่อเดือน เช่น หาก Co Working Space ราคา 6,000 บาทต่อที่นั่ง และทีมมี 8 คน งบประมาณต่อเดือนจะอยู่ที่ประมาณ 48,000 บาท ซึ่งเมื่อเทียบกับการเช่าออฟฟิศแบบดั้งเดิมที่ต้องลงทุนเฟอร์นิเจอร์ ระบบอินเทอร์เน็ต และค่าตกแต่งเพิ่มเติม อาจช่วยประหยัดต้นทุนในช่วงเริ่มต้นได้อย่างมีนัยสำคัญ

5. ระดับความเป็นส่วนตัวของพื้นที่ทำงาน (Privacy)

แม้ Co Working Space จะมีจุดเด่นเรื่องการสร้างคอมมูนิตี้และการทำงานร่วมกัน แต่บางธุรกิจอาจต้องการพื้นที่ที่มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น เช่น การประชุมภายในองค์กร การทำงานกับข้อมูลสำคัญ หรือการคุยกับลูกค้า ดังนั้นก่อนเลือกพื้นที่ทำงานควรพิจารณาว่ามีตัวเลือกพื้นที่แบบใดบ้าง เช่น ห้องทำงานส่วนตัว ห้องประชุม หรือโซนเงียบสำหรับการทำงานที่ต้องใช้สมาธิ โดยคำถามสำคัญที่ควรถามคือ มีห้องประชุมกี่ห้อง สามารถจองใช้งานได้กี่ชั่วโมงต่อเดือน และพื้นที่ทำงานสามารถล็อกหรือเก็บอุปกรณ์ได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น ทีมที่ทำงานด้านเทคโนโลยีหรือการเงิน อาจต้องเลือก Private Serviced Office ภายใน Co Working Space เพื่อให้การทำงานมีความปลอดภัยและเป็นส่วนตัวมากขึ้น

สุดท้ายนี้ เมื่อพิจารณาทั้ง 5 ปัจจัยนี้ร่วมกัน จะช่วยให้การเลือก Co Working Space ของคุณกลายเป็นเรื่องที่มีระบบมากขึ้น และสามารถตัดสินใจได้อย่างเหมาะสมกับรูปแบบธุรกิจมากที่สุด เพราะในยุคที่การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น พื้นที่ทำงานที่ดีไม่เพียงแต่ช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังสามารถกลายเป็นจุดเริ่มต้นของโอกาสทางธุรกิจและการเติบโตในระยะยาวได้อีกด้วย สำหรับวันนี้ สวัสดีครับ