หา Event Space อยู่? เจาะลึกการเลือกใช้จัดกิจกรรม

ในช่วงที่หลายองค์กรเริ่มจัดกิจกรรมมากขึ้น ทั้งการอบรมภายใน งานเปิดตัวสินค้า หรือแม้แต่การรวมทีมเพื่อวางแผนธุรกิจ สิ่งหนึ่งที่ทีม Launchpad เห็นชัดคือ “สถานที่” กลายเป็นตัวแปรที่กำหนดผลลัพธ์ของงานมากกว่าที่หลายคนคาดคิด Event Space ที่ดีไม่ได้มีหน้าที่แค่รองรับคนแต่ต้องช่วยให้คนกล้าพูดกล้าคุยและมีส่วนร่วมกับกิจกรรมจริงๆ เพราะสุดท้ายแล้ว งานที่ประสบความสำเร็จไม่ใช่งานที่จัดครบตามแผน แต่คือ งานที่คนเข้าร่วมรู้สึกมีส่วนร่วมและจดจำได้

Event Space คืออะไร?

Event Space คือพื้นที่ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับกิจกรรมที่มีความยืดหยุ่นสูงเช่นสัมมนาเวิร์กช็อปหรือกิจกรรมพบปะผู้คนโดยสามารถปรับรูปแบบการใช้งานได้ตามลักษณะของงาน ต่างจากห้องประชุมทั่วไปที่มักมีรูปแบบตายตัว พื้นที่ลักษณะนี้จะเน้นการจัดวางที่เปลี่ยนได้ เช่น จากการนั่งฟังบรรยาย อาจเปลี่ยนเป็นการทำกิจกรรมกลุ่มได้ทันที ตัวอย่างเช่น งานเปิดตัวสินค้า อาจต้องมีทั้งเวทีนำเสนอ มุมทดลองสินค้า และพื้นที่พูดคุย ซึ่งต้องใช้พื้นที่ที่รองรับหลายกิจกรรมในเวลาเดียวกัน

ความสำคัญของ Event Space

สถานที่จัดงานมีผลต่อ “พฤติกรรมของผู้เข้าร่วม” โดยตรงซึ่งส่งผลต่อความสำเร็จของกิจกรรมทั้งงาน หากพื้นที่อึดอัดหรือจัดไม่ดี คนจะไม่กล้าเคลื่อนไหวหรือพูดคุย แต่ถ้าพื้นที่เปิด โปร่ง และมีการจัด flow ที่ดี คนจะเริ่ม interact กันเองโดยธรรมชาติ เช่น งาน networking หากจัดในห้องแบบนั่งเรียงแถว ผู้เข้าร่วมมักไม่ลุกคุยกัน แต่ถ้าเป็นพื้นที่เปิดที่เดินได้ จะเกิดการพูดคุยโดยไม่ต้องบังคับ

ประเภทของ Event Space มีกี่ประเภทอะไรบ้าง

โดยทั่วไป Event Space สามารถแบ่งออกได้เป็น 4 ประเภทหลักตามลักษณะของกิจกรรมซึ่งแต่ละแบบถูกออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาการใช้งานที่ต่างกัน ได้แก่

1. พื้นที่จัดสัมมนาและบรรยาย

เหมาะกับงานที่ต้องการสื่อสารข้อมูลจำนวนมากให้คนจำนวนมากในเวลาเดียวกัน เช่น การอบรมหรือการบรรยาย โดยจะเน้นการมองเห็นชัดและได้ยินทั่วถึงทั้งห้อง ตัวอย่างเช่น งานอบรมพนักงานใหม่ ที่ต้องให้ทุกคนเข้าใจเนื้อหาเหมือนกัน

2. พื้นที่ทำกิจกรรมหรือเวิร์กช็อป

ออกแบบมาเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้ลงมือทำและมีส่วนร่วมกับกิจกรรมจริง เช่น การฝึกทักษะหรือการระดมความคิด พื้นที่ต้องปรับโต๊ะได้ เคลื่อนไหวสะดวก และไม่จำกัดรูปแบบการนั่ง ตัวอย่างเช่น workshop สร้างแบรนด์ ที่ต้องให้แต่ละกลุ่มทำงานร่วมกัน

3. พื้นที่พบปะและสร้างเครือข่าย

เน้นบรรยากาศที่เป็นกันเองเพื่อให้คนสามารถพูดคุยและสร้างความสัมพันธ์ได้ง่าย เช่น งานพบปะลูกค้า หรืองานรวมกลุ่มผู้ประกอบการ โดยพื้นที่จะเปิด เดินสะดวก และไม่มีจุดศูนย์กลางตายตัว

4. พื้นที่อเนกประสงค์

เป็นพื้นที่ที่สามารถรองรับหลายกิจกรรมในงานเดียวเช่นมีทั้งการพูดบนเวทีและการทำกิจกรรมกลุ่มในพื้นที่เดียวกัน เหมาะกับงานที่มีหลายช่วง เช่น เริ่มด้วยการบรรยาย แล้วต่อด้วย workshop และจบด้วย networking

ปัจจัยที่ต้องใช้ในการเลือก Event Space

1. การเลือกขนาดพื้นที่และจำนวนคน

การเลือกพื้นที่ที่เหมาะกับจำนวนคนเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญที่สุดเพราะจะกำหนดบรรยากาศของงานทันที หากเล็กเกินไปจะอึดอัด แต่ถ้าใหญ่เกินไปจะดูเงียบและไม่เกิด interaction เช่น งาน 20 คน หากใช้ห้องใหญ่เกินไปจะทำให้คนไม่กล้าพูด

2. เลือกรูปแบบการจัดพื้นที่

การจัดวางพื้นที่ต้องสอดคล้องกับกิจกรรมไม่ใช่แค่มีพื้นที่พอแต่ต้องใช้พื้นที่ได้จริง เช่น งานที่ต้องมีการพูดคุย ควรจัดเป็นกลุ่มเล็ก ไม่ใช่แถวตรง

3. อุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวก

ระบบภาพเสียงและอินเทอร์เน็ตเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เพราะเป็นตัวช่วยให้การสื่อสารไม่สะดุด โดยเฉพาะงานที่มีการนำเสนอหรือเชื่อมต่อออนไลน์

4. ทำเลที่ตั้ง

สถานที่ที่เดินทางง่ายจะช่วยให้คนตัดสินใจเข้าร่วมได้ง่ายขึ้นและลดปัญหาการมาสายหรือหาสถานที่ไม่เจอ โดยเฉพาะงานที่มีผู้เข้าร่วมจากหลายองค์กร

5. บรรยากาศของสถานที่

บรรยากาศคือสิ่งที่ช่วยกำหนดอารมณ์ของงานเช่นงานทางการควรใช้พื้นที่ที่ดูเรียบร้อยในขณะที่งานสร้างสรรค์ควรใช้พื้นที่ที่ดูเปิดและไม่ตึงเครียด

Event Space เหมาะกับใคร

Event Space เหมาะกับคนหรือองค์กรที่ต้องการสร้างประสบการณ์ไม่ใช่แค่จัดกิจกรรมให้จบตามขั้นตอน เช่น สตาร์ทอัพที่ต้องการสร้าง community บริษัทที่ต้องการจัด training ให้พนักงานเข้าใจจริง หรือแบรนด์ที่ต้องการให้ลูกค้าสัมผัสสินค้า เพราะพื้นที่แบบนี้ช่วยให้เกิด interaction ได้มากกว่าการใช้สถานที่ทั่วไป

Event Space vs ห้องประชุมแตกต่างกันอย่างไร

ห้องประชุมเหมาะกับการคุยและตัดสินใจแต่ Event Space เหมาะกับการทำกิจกรรมและสร้างประสบการณ์ร่วม ห้องประชุมมักมีรูปแบบชัดเจนและเป็นทางการ ขณะที่ Event Space จะยืดหยุ่นกว่าและรองรับการเคลื่อนไหวของผู้เข้าร่วมได้มากกว่า

ข้อดีและข้อเสียของการใช้ Event Space

การใช้ Event Space ช่วยให้คุณจัดงานได้อย่างมืออาชีพโดยไม่ต้องลงทุนสร้างพื้นที่เอง อีกทั้งยังสามารถเลือกพื้นที่ให้เหมาะกับแต่ละงานได้ เช่น งานเล็กก็ใช้พื้นที่เล็ก งานใหญ่ก็ขยายได้ ทำให้ควบคุมต้นทุนและคุณภาพของงานได้พร้อมกัน  แต่ในอีกมุมหนึ่ง ผู้จัดงานต้องวางแผนให้ดี เพราะการเลือกพื้นที่ผิดอาจทำให้บรรยากาศของงานเสียไป เช่น เลือกพื้นที่สวยแต่ไม่เหมาะกับกิจกรรม

อยากเช่า Event Space ต้องพิจารณาอะไรบ้าง

การเลือก Event Space ที่ถูกต้องต้องเริ่มจากการนิยาม “เป้าหมายของงาน” ให้ชัดก่อนเสมอเพราะพื้นที่ที่ดีจะช่วยขยายผลลัพธ์ของงานในขณะที่พื้นที่ที่ไม่เหมาะจะทำให้ทุกอย่างดรอปลงทันที จากนั้นจึงพิจารณาองค์ประกอบเชิงลึก เช่น จำนวนผู้เข้าร่วมจริงเทียบกับพื้นที่ใช้สอยว่าทำให้เกิดความอึดอัดหรือโล่งเกินไปหรือไม่ รูปแบบกิจกรรมต้องการให้คน “นั่งฟัง” หรือ “ลุกเดินและมีส่วนร่วม” เพราะจะกำหนด layout ทั้งหมด รวมถึงเรื่องระบบภาพและเสียงที่ต้องรองรับลักษณะงาน เช่น งานเปิดตัวสินค้าต้องเห็นชัดทุกมุม ในขณะที่ workshop ต้องมีพื้นที่เคลื่อนไหวมากขึ้น อีกจุดที่มักถูกมองข้ามคือ flow ของงาน เช่น จุดลงทะเบียน การเดินเข้าออก หรือพื้นที่พัก ซึ่งหากจัดไม่ดีจะทำให้เกิดความติดขัดทันที นอกจากนี้ควรดูทำเลที่ตั้งว่าผู้เข้าร่วมเดินทางสะดวกหรือไม่ เพราะมีผลต่อจำนวนคนเข้าร่วมจริง และสุดท้ายคือบรรยากาศของสถานที่ว่าตรงกับภาพลักษณ์ของงานหรือไม่ เช่น งานทางการควรเลือกพื้นที่ที่ดูเรียบร้อย ในขณะที่งานสร้างสรรค์ควรเลือกพื้นที่ที่เปิดและผ่อนคลาย เมื่อพิจารณาทั้งหมดร่วมกันคุณจะไม่ได้แค่เลือกสถานที่แต่กำลังออกแบบประสบการณ์ของคนทั้งงานตั้งแต่ก้าวแรกจนจบงานจริงๆ

สุดท้ายนี้ Event Space ที่ดีไม่ใช่แค่สถานที่สวยแต่คือพื้นที่ที่ทำให้คนในงานมีพฤติกรรมตามที่คุณต้องการ จากประสบการณ์ของ Launchpad งานที่ได้ผลดีที่สุดคือ งานที่เลือกพื้นที่ให้สอดคล้องกับกิจกรรม เพราะเมื่อพื้นที่เอื้อ คนจะมีส่วนร่วมมากขึ้น และเมื่อคนมีส่วนร่วม ผลลัพธ์ของงานก็จะชัดเจนขึ้นตามไปด้วย