เช่าออฟฟิศขนาดเท่าไหร่ดี? วิธีคำนวณพื้นที่ให้เหมาะกับจำนวนพนักงาน

หลายองค์กรให้ความสำคัญกับทำเล ค่าเช่า และภาพลักษณ์ของอาคารสำนักงาน แต่กลับมองข้ามปัจจัยสำคัญที่สุดอย่างขนาดพื้นที่ที่เหมาะสม ทั้งที่ในความเป็นจริงแล้วค่าเช่าพื้นที่ถือเป็นต้นทุนคงที่ที่ธุรกิจต้องจ่ายทุกเดือนเป็นเวลาหลายปี หากเลือกพื้นที่ใหญ่เกินไป องค์กรจะต้องแบกรับค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น แต่หากเลือกพื้นที่เล็กเกินไปก็อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน ความพึงพอใจของพนักงาน และความสามารถในการขยายทีมในอนาคต ออฟฟิศที่ดีจึงไม่ใช่ออฟฟิศที่ใหญ่ที่สุด แต่คือออฟฟิศที่ใช้ทุกตารางเมตรได้อย่างคุ้มค่าที่สุด ด้วยเหตุนี้ Launchpad จึงอยากพาไปดูว่าธุรกิจควรเช่าออฟฟิศขนาดเท่าไร และมีวิธีคำนวณพื้นที่อย่างไรให้เหมาะกับจำนวนพนักงานและรูปแบบการทำงานในปัจจุบัน

รู้จักการเช่าออฟฟิศคืออะไร?

การเช่าออฟฟิศคือการเช่าพื้นที่เพื่อใช้ดำเนินธุรกิจโดยไม่จำเป็นต้องลงทุนซื้ออสังหาริมทรัพย์เอง ซึ่งในปัจจุบันมีตั้งแต่สำนักงานแบบดั้งเดิมที่เป็นพื้นที่เปล่าให้ผู้เช่าตกแต่งเอง ไปจนถึง Serviced Office และ Hybrid Workspace ที่มีเฟอร์นิเจอร์ อินเทอร์เน็ต ห้องประชุม และบริการสนับสนุนพร้อมใช้งาน ความแตกต่างสำคัญของการเช่าออฟฟิศยุคใหม่ไม่ได้อยู่ที่ขนาดพื้นที่เพียงอย่างเดียว แต่คือความสามารถในการปรับพื้นที่ให้สอดคล้องกับจำนวนพนักงานและรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

ความสำคัญของขนาดออฟฟิศ

ขนาดออฟฟิศส่งผลต่อทั้งต้นทุนองค์กร ประสิทธิภาพการทำงาน และประสบการณ์ของพนักงานในระยะยาว หลายบริษัทเช่าพื้นที่เผื่ออนาคตมากเกินไปจนมีพื้นที่ว่างจำนวนมาก ขณะที่บางองค์กรพยายามลดต้นทุนด้วยการเลือกพื้นที่ขนาดเล็กจนเกิดความแออัดและขาดพื้นที่สำหรับการประชุมหรือการทำงานร่วมกัน การเลือกขนาดพื้นที่ที่เหมาะสมจึงเป็นการสร้างสมดุลระหว่างต้นทุนและประสิทธิภาพ เพราะทุกตารางเมตรที่จ่ายค่าเช่าควรถูกใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ประเภทของออฟฟิศมีกี่แบบตามขนาดอะไรบ้าง

โดยทั่วไปออฟฟิศสามารถแบ่งตามขนาดการใช้งานได้หลายระดับ ตั้งแต่สำนักงานขนาดเล็กสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลและ Startup ไปจนถึงสำนักงานขนาดใหญ่สำหรับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก การแบ่งประเภทตามขนาดช่วยให้ธุรกิจสามารถประเมินความต้องการพื้นที่ได้ง่ายขึ้น และช่วยวางแผนงบประมาณค่าเช่าได้อย่างเหมาะสมมากขึ้น ได้แก่

1. ออฟฟิศขนาดเล็ก

ออฟฟิศขนาดเล็กมักมีพื้นที่ประมาณ 10 ถึง 50 ตารางเมตร และเหมาะสำหรับผู้ประกอบการ Startup หรือทีมงานขนาดไม่เกิน 5 คน จุดเด่นคือค่าใช้จ่ายไม่สูง สามารถเริ่มต้นธุรกิจได้รวดเร็ว และบริหารจัดการได้ง่าย ปัจจุบันธุรกิจจำนวนมากเลือกใช้ Serviced Office ขนาดเล็กแทนการเช่าพื้นที่ขนาดใหญ่ เพราะสามารถเข้าใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องลงทุนด้านเฟอร์นิเจอร์หรือระบบสำนักงานเพิ่มเติม

2. ออฟฟิศขนาดกลาง

ออฟฟิศขนาดกลางถือเป็นขนาดที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในตลาดปัจจุบัน โดยทั่วไปจะมีพื้นที่ประมาณ 50 ถึง 200 ตารางเมตร รองรับทีมงานประมาณ 5 ถึง 30 คนได้อย่างเหมาะสม พื้นที่ลักษณะนี้สามารถจัดสรรพื้นที่ทำงาน ห้องประชุม และพื้นที่ส่วนกลางได้ครบถ้วนโดยยังควบคุมต้นทุนได้ดี จึงเป็นขนาดที่เหมาะกับธุรกิจที่กำลังอยู่ในช่วงขยายตัว

3. ออฟฟิศขนาดใหญ่

ออฟฟิศขนาดใหญ่มักเริ่มต้นตั้งแต่ 200 ตารางเมตรขึ้นไป และเหมาะกับองค์กรที่มีหลายแผนกหรือมีพนักงานจำนวนมาก จุดเด่นคือสามารถออกแบบพื้นที่ให้รองรับการใช้งานได้หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นห้องประชุมหลายขนาด ห้องผู้บริหาร พื้นที่รับรองลูกค้า หรือพื้นที่สำหรับกิจกรรมภายในองค์กร อย่างไรก็ตามขนาดพื้นที่ที่เพิ่มขึ้นย่อมมาพร้อมกับต้นทุนค่าเช่าและค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการที่สูงขึ้นเช่นกัน

สูตรวิธีคำนวณพื้นที่ออฟฟิศด้วยตนเอง

วิธีคำนวณพื้นที่ออฟฟิศที่ใช้งานได้จริง ควรเริ่มจากจำนวนพนักงานที่เข้ามาทำงานพร้อมกันต่อวัน ไม่ใช่ดูจากจำนวนพนักงานทั้งหมดเพียงอย่างเดียว โดยหลักคำนวณที่ใช้ได้ง่ายคือ 1 คนต่อพื้นที่ประมาณ 6 ถึง 10 ตารางเมตร หากต้องการออฟฟิศแบบประหยัดพื้นที่อาจใช้ประมาณ 6 ตารางเมตรต่อคน หากต้องการพื้นที่ทำงานที่สมดุลและไม่อึดอัดควรใช้ประมาณ 8 ตารางเมตรต่อคน และหากต้องการออฟฟิศที่โปร่ง มีพื้นที่ประชุม พื้นที่รับรองลูกค้า หรือพื้นที่ส่วนกลางมากขึ้น อาจต้องเผื่อประมาณ 10 ตารางเมตรต่อคนขึ้นไป ตัวอย่างเช่น บริษัทมีพนักงานทั้งหมด 20 คน แต่มีพนักงานเข้าทำงานพร้อมกันจริงเฉลี่ยวันละ 12 คน หากใช้สูตรมาตรฐาน 12 คน คูณ 8 ตารางเมตร จะได้พื้นที่ประมาณ 96 ตารางเมตร ซึ่งเพียงพอกว่าสำหรับการทำงานแบบ Hybrid มากกว่าการเช่าพื้นที่ตามจำนวนพนักงานทั้งหมด 20 คนที่อาจต้องใช้ถึง 160 ตารางเมตรขึ้นไป 

นอกจากนี้ควรเผื่อพื้นที่สำหรับห้องประชุม ทางเดิน จุดวางเครื่องพิมพ์ พื้นที่เก็บเอกสาร และมุมพักผ่อนเล็กน้อย เพราะพื้นที่เหล่านี้เป็นส่วนที่ทำให้ออฟฟิศใช้งานได้จริงในชีวิตประจำวัน ไม่ใช่มีแค่โต๊ะทำงานเรียงเต็มห้องเท่านั้น ดังนั้นสูตรที่ Launchpad แนะนำคือ จำนวนพนักงานที่เข้าใช้งานจริงต่อวัน คูณ 8 ตารางเมตร แล้วเผื่อการเติบโตเพิ่มประมาณ 15 ถึง 25 เปอร์เซ็นต์ หากธุรกิจมีแผนขยายทีมในระยะ 1 ถึง 2 ปีข้างหน้า วิธีนี้จะช่วยให้เลือกขนาดออฟฟิศได้พอดี ไม่เล็กจนทำงานลำบาก และไม่ใหญ่เกินไปจนกลายเป็นต้นทุนที่เสียเปล่าทุกเดือน

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ Launchpad แนะนำให้ใช้เกณฑ์ 8 ตารางเมตรต่อพนักงาน 1 คนเป็นค่ากลางในการคำนวณ เนื่องจากเป็นขนาดที่รวมพื้นที่ทำงาน ทางเดิน พื้นที่ส่วนกลาง และพื้นที่ใช้งานร่วมเบื้องต้นไว้แล้ว ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างสะดวกโดยไม่รู้สึกอึดอัดจนเกินไป ขณะที่องค์กรที่มีการใช้ระบบ Hybrid Work สามารถคำนวณจากจำนวนพนักงานที่เข้าทำงานพร้อมกันจริงในแต่ละวันแทนจำนวนพนักงานทั้งหมด ซึ่งมักช่วยลดขนาดพื้นที่เช่าได้ประมาณ 20 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์ และทำให้การบริหารต้นทุนออฟฟิศมีประสิทธิภาพมากขึ้นในระยะยาว

เลือกแบบไหนคุ้มค่าที่สุด

ออฟฟิศที่คุ้มค่าที่สุดไม่ใช่ออฟฟิศที่มีค่าเช่าถูกที่สุด แต่คือออฟฟิศที่มีพื้นที่สอดคล้องกับการใช้งานจริงมากที่สุด สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง การเลือก Serviced Office หรือ Hybrid Workspace มักมีความคุ้มค่ากว่าการเช่าพื้นที่เปล่า เพไม่ต้องลงทุนตกแต่งสำนักงาน ซื้อเฟอร์นิเจอร์ หรือดูแลระบบสาธารณูปโภคด้วยตนเอง อีกทั้งยังสามารถขยายหรือปรับลดขนาดพื้นที่ได้ง่ายเมื่อจำนวนพนักงานเปลี่ยนแปลง

ห้องประชุมควรมีไหม?

ห้องประชุมยังคงเป็นองค์ประกอบสำคัญของออฟฟิศแม้หลายองค์กรจะเข้าสู่การทำงานแบบ Hybrid มากขึ้นก็ตาม เนื่องจากการประชุมกับลูกค้า การสัมภาษณ์พนักงาน หรือการประชุมเชิงกลยุทธ์ยังต้องการพื้นที่ที่มีความเป็นส่วนตัวและมีอุปกรณ์รองรับอย่างเหมาะสม อย่างไรก็ตามธุรกิจขนาดเล็กอาจไม่จำเป็นต้องเช่าพื้นที่เพิ่มเพื่อสร้างห้องประชุมถาวร หากเลือกใช้สำนักงานที่มีห้องประชุมส่วนกลางให้จองใช้งานตามความจำเป็นก็สามารถลดต้นทุนพื้นที่เช่าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุปข้อคิดเห็นจาก Launchpad

จากประสบการณ์ของ Launchpad เราพบว่าหนึ่งในต้นทุนที่ธุรกิจมองข้ามมากที่สุดคือพื้นที่สำนักงานที่ไม่ได้ถูกใช้งานจริง องค์กรไม่ควรเช่าพื้นที่ตามจำนวนพนักงานในอีก 5 ปีข้างหน้าแต่ควรเช่าตามการใช้งานจริงในปัจจุบันพร้อมเผื่อการเติบโตอย่างสมเหตุสมผล เพราะในยุคที่รูปแบบการทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น การเลือกออฟฟิศที่สามารถปรับขนาดพื้นที่ได้ตามจำนวนพนักงานและลักษณะธุรกิจ จะช่วยให้ทุกตารางเมตรที่จ่ายไปสร้างคุณค่าและผลตอบแทนให้กับองค์กรได้มากที่สุด